O que é um e-mail inteligente?

O que é um e-mail inteligente?

Apesar das discussões sobre as frustrações que as pessoas têm com o e-mail, a maioria dos profissionais reconhece que o e-mail é uma ferramenta de comunicação crítica, mas frequentemente mal utilizada.

A ferramenta que um dia foi revolucionária, substituindo cartas e memorandos, hoje é um incômodo para muitos, devido ao grande número de mensagens que chegam todos os dias. Segundo algumas pesquisas, apenas 14% dessas mensagens tem importância crítica.

Enquanto existem no mercado plataformas completas de colaboração, integrando várias ferramentas, o e-mail ainda é e será por algum tempo, uma parte importante das necessidades de todos os profissionais.

Esse dilema representado pela necessidade do e-mail e a frustração pelo seu uso levou à criação do chamado e-mail inteligente.

 

Reconhecer que o e-mail precisa evoluir, não morrer

Quando falamos sobre e-mail, na realidade nos referimos a uma suíte de produtos que combina mensagens, contatos (pessoas), calendários e tarefas. Por mais de duas décadas esses elementos permaneceram essencialmente os mesmos. As mensagens têm conteúdos às vezes muito longos e com anexos, os contatos podem ficar desatualizados, o calendário parece uma ferramenta à parte, que temos que acessar de forma separada e as tarefas se tornam itens esquecidos.

O e-mail inteligente foi desenhado para integrar todas essas funções de forma bastante amigável para o usuário.

Vamos dar uma olhada em algumas funcionalidades importantes de uma solução de e-mail inteligente:

  • No exemplo abaixo, a barra superior do aplicativo mostra imagens das pessoas com as quais você mais interage. Clicar em uma imagem atualiza o inbox para mostrar todas as mensagens que você trocou com essa pessoa. A partir das imagens você também pode ver as informações de contato da pessoa e as conversas iniciadas com ela (e-mail, chats, voz, vídeo)

 

Email inteligente - Inbox

 

Normalmente na barra inferior da tela existe uma grade horizontal que mostra um novo tipo de visualização do seu calendário diário. Passando o mouse sobre uma entrada mostra a você detalhes sobre o evento e as ações necessárias, como confirmar sua presença em um evento. Ter o seu calendário visível junto ao e-mail reduz a perda de foco que ocorre quando ficamos mudando de um aplicativo para outro.

  • Quando você visualiza uma mensagem de e-mail, é possível mostrar ao lado um organograma básico envolvendo os destinatários, mostrando as relações entre todos os participantes, o que ajuda saber quem são as pessoas que estão fazendo parte da conversação.

 

Email inteligente - Organograma

 

  • Ao enviar um e-mail, você pode ajustar um lembrete de data e horário para follow-up e anexar uma nota sobre a mensagem, para ter informação adicional. É possível filtrar seu e-mail para visualizar apenas as mensagens que contêm esses elementos de acompanhamento, ajudando você a se concentrar em itens de trabalho específicos que precisam ser feitos.

 

Conclusão

Embora cada um desses quatro recursos ofereça benefícios individuais, o impacto mais significativo se torna aparente quando você observar que as fronteiras tradicionais que separam o e-mail, os contatos, o calendário e tarefas estão se tornando mais tênues e se integrando totalmente com outras ferramentas de comunicação e colaboração como chat, blogs, wikis, compartilhamento de arquivos, estruturadas em redes sociais corporativas.

 

Continue seguindo o nosso blog para ficar atualizado sobre as novidades e não se esqueça de deixar suas dúvidas e opiniões!

 

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