Durante vários anos de experiência com projetos para implantação e modernização de intranets em empresas de vários setores da economia, tenho observado que alguns erros de abordagem e planejamento do projeto são fatais para o seu sucesso.
O intuito deste texto é compartilhar com você esses principais erros.
Todos nós já temos a percepção que uma intranet bem planejada e implementada pode realmente revolucionar o modo como uma empresa faz negócios. Ela certamente pode mudar a forma como seus funcionários interagem e pode impactar positivamente todos os seus processos de negócios, resultando em economias mensuráveis, fluxo de trabalho simplificado e uma força de trabalho mais bem informada e mais eficiente. Também promoverá uma cultura de empresa mais aberta.
Entretanto, tirar proveito dessas oportunidades requer mudanças de visão sobre como gerenciar as coisas para facilitar os fluxos de informação e a colaboração e com isso obter ganhos de produtividade e eficiência. Criar uma intranet que atinja todos os objetivos e requisitos da sua empresa é uma tarefa complexa que exige uma ampla variedade de habilidades.
Erros a evitar em um projeto de modernização da sua intranet:
1. Achar que a intranet é um website
Embora um website e uma intranet trabalhem com a mesma tecnologia, sua intranet está mais próxima de ser um “sistema de gerenciamento de negócios” do que o seu site. Ao pesquisar para adquirir ou desenvolver uma solução de intranet, é preciso sempre encontrar um provedor especializado, com experiência significativa em projetos de intranet. Isso irá maximizar o seu retorno, considerando que o fornecedor selecionado vai usar sua experiência para aconselhar sobre as melhores áreas para investir os recursos humanos e financeiros necessários, obtendo o máximo retorno.
2.Desenvolver internamente a intranet
Muitas empresas acreditam que a mais opção barata e fácil é construir uma intranet in-house. Essa ideia normalmente é promovida por um indivíduo dentro de uma organização que está ansioso para desenvolver a intranet. A grande vantagem disso é que você pode desenvolver uma solução que atenda exatamente as suas necessidades de negócios. Entretanto, desenvolver uma intranet in-house é uma tarefa que deve ser enfrentada apenas por empresas que têm equipes experientes de desenvolvimento e gerenciamento de projetos de TI. Essas empresas são normalmente grandes organizações, com departamentos de desenvolvimento dedicado.
Atualmente, é muito raro encontrar uma solução de longo prazo de intranet que foi desenvolvida internamente. Após algum tempo e uma análise básica de custo e benefício, a maioria das empresas acaba substituindo o sistema desenvolvido internamente por uma solução pronta de um provedor especializado, mesmo considerando os investimentos já realizados.
A menos que você tenha o pessoal adequado de desenvolvimento, padrões de desenvolvimento e habilidades de gerenciamento de projetos disponíveis, uma intranet desenvolvida internamente irá expor você a um risco de negócio significativo.
3. Deixar o desenvolvimento da intranet na mão de agências de publicidade ou marketing
A primeira coisa a ser lembrada é: não confundir sua plataforma de intranet com o seu site, pois eles têm objetivos e usuários muito diferentes.
A segunda coisa é: eles têm todas as competências técnicas e tecnológicas necessárias?
Muitas empresas de web design, agências de publicidade e de marketing anunciam que também fornecem soluções de intranets corporativas, mas muito poucos têm a experiência e o conhecimento necessários para analisar os objetivos corporativos, fluxos de negócios, fluxos de comunicação e arquitetura da informação e avaliar as soluções e tendências tecnológicas mais adequadas, visando entender e aconselhar sobre o desenvolvimento de uma intranet bem-sucedida.
Você contrata uma agência para deixar o layout bonitinho, fator muito importante para a experiência do usuário, muito bom do ponto de vista cosmético, mas deixa em segundo plano a necessidade de que essa camada de interação com o usuário precisa ser apoiada por uma estrutura lógica de informação e por tecnologias robustas que promovam o acesso, a segurança, a colaboração e a interação e uma perfeita integração com os sistemas legados.
4. Pensar que a intranet é apenas uma ferramenta de comunicação
O papel desempenhado por uma intranet na comunicação corporativa é indiscutível, porém as soluções de hoje evoluíram para algo mais do que simples canais de comunicação ou repositórios de documentos. São cada vez mais planejadas e utilizadas como ferramentas de colaboração e produtividade mais amplas, incluindo funcionalidades sociais associadas aos aplicativos dos processos de negócios e ferramentas de gerenciamento.
5. Não focar a intranet nos usuários
Ao planejar sua intranet é importante que você desenvolva um portal único, focado no usuário. A expectativa dos usuários de uma intranet é encontrar as mesmas facilidades e funcionalidades que são encontradas na web.
Você deve responder a pergunta: “Onde vou fazer x”?
Com isso, você não apenas fornece aos funcionários uma ferramenta indispensável para compartilhar informações, gerenciar conhecimento e divulgar notícias, mas também facilita o acesso a aplicativos de negócios e ferramentas de gerenciamento para aumentar ainda mais a eficiência.
Frequentemente, as intranets corporativas têm esquemas de navegação difíceis, resultados de pesquisa confusos e difíceis de manter e atualizar, resultando em informações que não são confiáveis. Isso confunde e frustra as pessoas, que logo perdem a confiança na plataforma. Como resultado, o uso da intranet cai drasticamente, na medida em que as pessoas encontram maneiras mais rápidas e mais precisas de fazer as coisas que precisam.
6. Não usar funcionalidades de redes sociais na intranet
À medida que usamos redes sociais fora do trabalho, elas começam a se tornar um aspecto mais natural do nosso comportamento no trabalho. Os funcionários estão indo trabalhar esperando os mesmos tipos de recursos e funcionalidades de rede social no ambiente da empresa como eles têm em casa.
Não basta usar sua intranet apenas como uma ferramenta corporativa. Certifique-se de usá-la como uma plataforma de rede social também. As organizações estão cada vez mais incentivando a interação e a colaboração entre os funcionários, criando redes sociais internas na intranet, para dar maior exposição aos perfis e aos antecedentes dos colegas, para que as pessoas certas com as habilidades e a experiência adequadas possam ser localizadas internamente de forma rápida e fácil.
Conclusão
Não há dúvida que uma intranet ou rede social corporativa trazem valor para os negócios. Os desafios para obter os melhores resultados podem ser superados com o acompanhamento de uma consultoria experiente, para desenvolver uma estratégia e um planejamento adequados, que oriente tanto as decisões referentes às soluções técnicas e a melhor arquitetura da informação, quanto aos fluxos formais e informais de informação, a estrutura das comunidades de interesse, a governança, a adoção e o engajamento, visando atender as necessidades corporativas, com o melhor retorno sobre o investimento.
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