Muitas empresas lançaram novas intranets recentemente. O objetivo delas era tornar as comunicações corporativas mais ágeis e acessíveis. Assim que foram disponibilizadas no ambiente de trabalho, essas intranets foram frequentemente estereotipadas como formas de “empurrar” ainda mais trabalho e informação para os colaboradores.
Durante as sessões de brainstorming, os departamentos competiram por espaços mais destacados nas homepages, deixando os colaboradores com menos informação. Essas empresas tipicamente implementam intranets de “cima-para-baixo” para distribuir informações corporativas e políticas de RH, que os usuários simplesmente ignoram.
Hoje em dia, os usuários das empresas ainda enfrentam dificuldades para convencer os líderes para apoiarem o desenvolvimento da intranet. Considerando as transformações digitais e, com isso, um crescente número de pessoas conectadas e informações interligadas, existe uma grande demanda para a comunicação interna da próxima geração: uma intranet com mais funcionalidades de rede social.
O McKinsey Global Institute conduziu um estudo sobre como os trabalhadores que usam informação dividem o seu tempo no escritório. Os números foram impactantes: 28% de uma semana de trabalho são gastos lendo e respondendo a e-mails e 19% foram gastos buscando e reunindo informações. No mesmo estudo, a McKinsey concluiu que por meio do uso das tecnologias sociais, a produtividade desses trabalhadores aumentou entre 20% e 25%.
Com esses fatos, você pode começar a formular um argumento sólido para uma intranet social. Os pontos seguintes também são importantes:
- Do ponto de vista corporativo: Como uma intranet social contribui para os objetivos organizacionais?
- Do ponto de vista pessoal: O que as intranets sociais fazem realmente para os líderes? O que tem valor para a liderança?
Apresentando do ponto de vista corporativo: estabelecendo uma relação concreta
Obter apoio político e financeiro apenas para tornar uma intranet “mais social” é improvável. As empresas querem resultados e a administração age de acordo com isso. Em outras palavras, qualquer novo meio (como uma intranet social) deve reduzir os custos ou aumentar o lucro. Depois disso, todos os outros objetivos da empresa serão considerados. Você terá que estabelecer uma conexão entre os efeitos da intranet social e os objetivos corporativos. Pode ser parecido com isto:
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OBJETIVOS ORGANIZACIONAIS (MAIOR PRIORIDADE) |
EFEITO DA INTRODUÇÃO DE UMA INTRANET SOCIAL |
| Redução de custos | Aumento da eficiência em encontrar informação.
Maior eficiência na conclusão de processos internos. Substituição de sistemas de TI existentes, que serão englobados pela intranet social no futuro. Redução dos custos existentes, tais como despesas de viagem ou de apoio. |
| Aumento dos lucros | Transformar leads em vendas de forma mais eficaz através da rede.
Identificar mais facilmente colaboradores qualificados. Trazer mais ideias e inovação. |
Esses efeitos podem ser quantificados em um estudo de caso. A soma dos efeitos precisa ser adicionada ao investimento (configuração e custos de funcionamento) da intranet social.
Apresentando do ponto de vista pessoal: qual o valor para a liderança?
A alocação orçamentária não é suficiente na visão corporativa geral. A liderança quer ser convencida. Isso terá que acontecer principalmente em um nível pessoal: expandir o número de “criadores de conteúdo oficial” em toda a empresa exerce pressão sobre a liderança, pois sua reputação não é apenas baseada na posição que ocupam. Eles, como os outros funcionários, podem ter ganhos em sua imagem de líder por meio do seu próprio conteúdo e manterem-se firmes em momentos de pressão.
Tente discutir e compreender a posição da liderança sobre a criação de conteúdo. Eles poderiam se imaginar escrevendo seu próprio conteúdo? Como eles se sentem sobre essa abertura? Eles têm o know-how tecnológico e se sentem confortáveis criando esses conteúdos? Em que áreas eles precisam de treinamento?
Esses pontos podem ser justamente aqueles pelos quais eles podem não estar entusiasmados para falar sobre uma intranet social. Se você achar que este é o caso, será possível convencer aqueles com opiniões contrárias.
A apresentação
Agora você sabe o que falar, mas como fazer a apresentação? Os líderes corporativos assistem a várias apresentações a cada dia. Assim, a sua apresentação precisa ser a mais curta possível. Às vezes existem restrições, como um máximo de dez páginas para os documentos em um comitê de direção. Isso resulta em um monte de informações sendo abarrotadas em uma única página, e slides de apresentação lotados que não são visualmente atraentes.
Experimente uma abordagem diferente. Trabalhe com imagens grandes e simplifique radicalmente seus slides, para contar uma história. Isto inspira a curiosidade da liderança com o tema e você será mais eficaz em transmitir o que interessa.
E os 7 passos?
Pensou que eu esqueceria? Aqui estão, resumidamente, os passos necessários para a preparação de argumentos coerentes:
- Use metas organizacionais concretas baseadas na estratégia corporativa.
- Relacione o papel de uma intranet social com as metas organizacionais.
- Forneça um estudo de caso de negócios ou estatísticas que expliquem os efeitos de uma intranet social sobre os objetivos da organização.
- Compare esses efeitos com o custo de uma intranet social.
- Coloque-se no lugar da liderança – responda às suas necessidades e desejos.
- Apresente as vantagens de uma intranet social para a liderança (e os demais colaboradores) e se prepare para argumentar com os opositores.
- Desenvolva um enredo eficaz para apresentar seus resultados.
Conclusão
Não há dúvida que uma intranet ou rede social corporativa trazem valor para os negócios. Os desafios para obter os melhores resultados podem ser superados com o acompanhamento de uma consultoria experiente, para desenvolver uma estratégia e um planejamento adequados, que oriente tanto as decisões referentes às soluções técnicas e a melhor arquitetura da informação, quanto aos fluxos formais e informais de informação, a estrutura das comunidades de interesse, a governança, a adoção e o engajamento, visando atender as necessidades corporativas, com o melhor retorno sobre o investimento.
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