Um desafio enfrentado por quase todas as empresas é como serem mais adaptáveis e ágeis, mais criativas e inovadoras e mais eficientes e resilientes. Os consumidores, parceiros e colaboradores possuem agora um poder sem precedentes sobre como as organizações são percebidas. A inteligência coletiva está mudando o cenário competitivo em uma velocidade cada vez maior. Somado a isso, os colaboradores estão demandando ferramentas sociais no local de trabalho, o que faz com que as empresas passem por uma mudança radical sobre como fazer negócios.
Com essas pressões e a crescente adoção de ferramentas tecnológicas pelos diversos públicos, as empresas precisam começar a se perguntar:
- Como desenvolver relacionamentos confiáveis e duradouros com os consumidores, parceiros e colaboradores, de forma que possamos compartilhar ideias e desenvolver um ambiente de colaboração?
- Como usar o grande ativo de conhecimentos que nossos colaboradores, consumidores e parceiros têm, para melhorar nossos produtos e aumentar as vendas?
- Como podemos ajudar nossos colaboradores e parceiros a conseguir a informação que precisam para assegurar que nosso negócio está operando eficientemente?
- Como fornecer acesso aos colaboradores à informação e às experiências que os farão mais eficientes e eficazes?
- Como podemos assegurar que situações especiais e circunstâncias únicas não serão prejudicadas pelas comunicações burocráticas da hierarquia tradicional?
As mudanças que estão acontecendo
Vamos considerar alguns exemplos das recentes mudanças tecnológicas que estão afetando como as pessoas interagem nas suas vidas, o que também se reflete no ambiente corporativo. A primeira mudança é promovida pelos dispositivos móveis. Os celulares e tablets afetaram dramaticamente a forma com que os indivíduos interagem com outros e como obtêm informação. A segunda mudança é o social networking, que tem intensificado a habilidade dos indivíduos em construir comunidades online e se comunicar interativamente pela web. A terceira mudança é o social analytics, que trouxe o conhecimento coletivo aos ambientes de negócios. Com o social analytics, as informações produzidas pelos vários usuários podem ser usadas em conjunto com o conhecimento sobre o negócio, para determinar as melhores ações e tomar decisões mais eficazes.
Com isso, as formas com que os indivíduos interagem, as decisões são tomadas, o trabalho é conduzido e os bens são comprados mudaram fundamentalmente. É preciso mudar o foco das formas tradicionais de se fazer negócio e alcançar uma operação mais dinâmica, capitalizando a energia, as experiências e a criatividade das partes envolvidas. Criar um ambiente onde as decisões são baseadas em informações atualizadas de várias fontes e os problemas são resolvidos rapidamente porque existem formas de encontrar os especialistas corretos ou colaborar com vários recursos para serem criadas soluções inovadoras. Times, grupos ou comunidades podem ser formados para se resolver um problema, sugerir ideias ou soluções e decidir as ações a serem tomadas de forma mais rápida e dinâmica. A habilidade de se formar e dispersar grupos de trabalho conforme a necessidade é essencial.
A confiança é um elemento-chave para se criar fluxos bem-sucedidos de comunicação interna. A organização precisa criar um ambiente baseado em confiança, para que seus colaboradores e parceiros sintam-se à vontade para compartilhar suas ideias e conhecimento. Também deve manter um diálogo aberto com eles. Ao mesmo tempo, a confiança deve ser equilibrada com um nível apropriado de segurança da informação e governança, para assegurar que as normas e os procedimentos corporativos são seguidos.
O primeiro passo
Considerando as variáveis envolvidas para o desenvolvimento e execução de todas as etapas de um projeto dessa importância, é recomendável valer-se do apoio de uma consultoria especializada, que tenha experiência e uma metodologia sólida e comprovada em projetos de modernização de internets, intranets e extranets.
Antes da definição da plataforma
A plataforma a ser escolhida deve suprir as necessidades identificadas nas fases de planejamento da infraestrutura tecnológica, de comunicação e da arquitetura da informação. Como fica evidente, é necessário que seja desenvolvido um bom planejamento do projeto antes da definição da plataforma e das demais soluções tecnológicas envolvidas.
Estruturando o projeto
Em nossos projetos, usamos a seguinte sequência de etapas para a definição das necessidades de comunicação e da estrutura social da intranet:
- Realização de entrevistas com dirigentes, gestores e colaboradores-chave para levantamento de informações a respeito dos principais processos de negócio e da interação entre os membros de seu ecossistema (etapa fundamental);
- Levantamento de informações a respeito da estratégia corporativa, código de ética e conduta, segurança da informação e cultura da empresa;
- Definição de indicadores e métricas, alinhados com os enunciados estratégicos da organização e os processos de negócio;
- Desenho preliminar da estrutura da rede social (comunidades, tipos de comunidades e níveis de moderação), com base nas informações colhidas;
- Validação do desenho preliminar da estrutura da rede;
- Definição das etapas de implantação;
- Definição da governança da rede (estrutura de gestão e políticas de conduta e segurança);
- Definição do cronograma de implantação das comunidades;
- Definição dos mecanismos de adoção;
- Desenho da campanha de comunicação para sensibilização sobre os conceitos e as vantagens de uma intranet social.
Faz-se necessário ressaltar que a intranet social não visa substituir ou se sobrepor às soluções e ferramentas transacionais existentes, mas sim adicionar valor aos processos e ferramentas já utilizadas, melhorando seus componentes de comunicação e colaboração.
Com base nos levantamentos e nas definições tomadas, cabe agora definir a plataforma de intranet e as soluções de apoio, que melhor atenderão às necessidades de sua empresa.
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