Uma intranet é formada pela intersecção de múltiplos departamentos, conteúdos, objetivos e conceitos. Tecnologia da Informação, comunicação interna, marketing, recursos humanos e áreas de negócio como vendas e desenvolvimento de produtos – todos se unem no espaço da intranet.
Há alguns anos, a noção de deixar todos gerenciarem seu pedaço da intranet resultou em …. huuummm …. uma grande bagunça. As intranets departamentais foram desenvolvidas para atender equipes específicas, sem muita atenção aos processos horizontais ou a padrões corporativos.
Nesse sentido, as plataformas modernas de intranet vêm para salvar a situação. Agora é possível ter múltiplas áreas de interesse de negócio em um único portal.
Hoje em dia, descentralizar não significa o caos. Não significa ter múltiplas intranets, falta de padrões ou processos incongruentes. Descentralizar significa empoderar os colaboradores para usarem a intranet como uma ferramenta para ajudá-los nas suas responsabilidades diárias.
É fácil de falar, mas é outra coisa na hora de implementar, não?
Sim, é. Cada equipe quer a “propriedade” da sua parte da intranet, entretanto as formas com que os indivíduos interagem, as decisões são tomadas, o trabalho é conduzido e os bens são comprados mudaram fundamentalmente.
É preciso mudar o foco das formas tradicionais de se fazer negócio e alcançar uma operação mais dinâmica, capitalizando a energia, as experiências e a criatividade das partes envolvidas. Criar um ambiente onde as decisões são baseadas em informações atualizadas de várias fontes e os problemas são resolvidos rapidamente porque existem formas de encontrar os especialistas corretos ou colaborar com vários recursos para serem criadas soluções inovadoras.
Times, grupos ou comunidades podem ser formados para se resolver um problema, sugerir ideias ou soluções e decidir as ações a serem tomadas de forma mais rápida e dinâmica. A habilidade de se formar e dispersar grupos de trabalho conforme a necessidade é essencial.
Governança colaborativa
O modelo de governança colaborativo é bastante efetivo, baseado no conceito de “propriedade compartilhada” entre os membros da comunidade. Definir funções e responsabilidades, assim como identificar os profissionais especialistas desde a implantação da plataforma é a melhor maneira de assegurar o sucesso da intranet.
Não é porque a intranet tem uma governança “colaborativa” que não deva ter um “dono”. Acreditamos que a área de Comunicação Interna é a mais apropriada para coordenar as atividades da intranet, pois está inerente às suas funções a melhoria do clima organizacional, aumento da produtividade dos colaboradores, a redução de custos com mídia tradicional e o melhor fluxo possível de informações entre todas as áreas da empresa.
Não é uma tarefa fácil, mas é uma função crítica para o sucesso da organização.
O gestor da intranet
Em um artigo anterior de nosso blog, falamos sobre o perfil do gestor da intranet na empresa, um profissional com conhecimentos, experiência e sensibilidade em assuntos de várias áreas, que atua sob a coordenação da área de Comunicação Interna.
O Comitê Gestor da Intranet
Resumidamente, o Comitê Gestor define a estrutura tecnológica, a estratégia de forma e conteúdo, as políticas de uso e as responsabilidades de cada área na intranet, baseando-se nas demandas dos usuários, nos relatórios dos indicadores de desempenho da rede e, principalmente, nos objetivos e nos enunciados estratégicos corporativos.
Os membros do Comitê Gestor (normalmente de 5 a 10 pessoas) não precisam ser necessariamente diretores, gerentes ou gestores de áreas, mas devem ser pessoas comprometidas e motivadas em desenvolver o melhor ambiente possível para promover o engajamento, a colaboração, a comunicação, o incentivo à inovação e a produtividade nos processos corporativos.
O papel da alta direção
Se pelo menos um líder sênior da organização não “patrocinar” a intranet, os outros dirigentes e demais líderes também não sentirão a necessidade de estarem envolvidos. Se os altos executivos não forem “energizados” pela intranet, aqueles que estão abaixo também não estarão, o que levará a uma falta de engajamento geral e o esvaziamento do projeto.
A falta de envolvimento dos superiores ainda leva a um problema maior: o descrédito do Comitê Gestor e … o resultado disso você pode imaginar.
Conclusão
Não há dúvida que uma intranet ou rede social corporativa trazem valor para os negócios. Os desafios para obter os melhores resultados podem ser superados com o acompanhamento de uma consultoria experiente, para desenvolver uma estratégia e um planejamento adequados, que oriente tanto as decisões referentes às soluções técnicas e a melhor arquitetura da informação, quanto aos fluxos formais e informais de informação, a estrutura das comunidades de interesse, a governança, a adoção e o engajamento, visando atender as necessidades corporativas, com o melhor retorno sobre o investimento.
Continue seguindo o nosso blog para ficar atualizado sobre as novidades e não se esqueça de deixar suas dúvidas e opiniões!
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