Rede Social Corporativa: Como posso atrair e engajar os usuários?

Neste texto, apresentaremos algumas ideias para acelerar e manter uma adoção sustentável da sua rede social corporativa (RSC), baseadas em nossas experiências em vários projetos de implantação.

Se você ainda não implantou ou gostaria de saber mais sobre tendências, estratégias, planejamento, processo de escolha e os benefícios que uma organização pode obter com uma RSC, recomendamos também ler os vários artigos deste blog onde abordamos esses e vários outros assuntos relacionados. Você pode acessar o blog aqui.

Sempre é bom ressaltar que a rede social corporativa não visa substituir ou se sobrepor às soluções e ferramentas transacionais existentes, mas sim adicionar valor aos processos e ferramentas já utilizadas, melhorando seus componentes de comunicação e colaboração.

Colocamos no ar a nossa rede social corporativa. Como faço para atrair e engajar os usuários nessa nova rede?

Nada que uma boa estratégia de adoção não possa resolver.

Nesta fase, após a estruturação inicial da RSC baseada nos levantamentos de informações, no alinhamento com os enunciados estratégicos e nos objetivos organizacionais, deveremos ter:

• A estrutura de governança da rede definida e atuante.
• A plataforma tecnológica da RSC instalada e testada, com as funcionalidades desejadas e as integrações necessárias com outros sistemas.
• A estrutura de comunidades, suas permissões, suas funcionalidades e suas métricas específicas definidas, baseadas nos fluxos de processos críticos e outros de interesse corporativo, identificados no planejamento da rede.
• Realizado uma carga inicial em cada comunidade, dos documentos e arquivos relacionados com o seu tema.
• Disponibilizado o acesso a todos os usuários potenciais da rede.

Um bom plano de adoção deve conter as etapas de divulgação, captação, retenção e gestão

1. Divulgação

Um plano de comunicação deve ser desenvolvido e executado para o lançamento e para manutenção da rede social corporativa. Fornecer uma comunicação clara e envolver todos no lançamento é essencial para construir a confiança dos membros e aperfeiçoar o processo de adoção da plataforma.

Para uma maior visibilidade, é preciso divulgar a rede social corporativa em todas as áreas e unidades, através dos meios de comunicação corporativa já utilizados pela empresa, por exemplo:

• Vídeo de lançamento da RSC.
• Mensagem do presidente (preferencialmente um vídeo).
• Ações e materiais promocionais (camisetas, totens, murais, banners, canetas, etc).
• “Ponto de Venda” para cadastramento/foto, visando o preenchimento do Perfil
• Banner animado no login da intranet.
• E-mails de divulgação. Sugiro uma campanha de 4 e-mails (1 por semana). A cada semana pode ser abordada uma funcionalidade específica da plataforma, com dicas de uso sobre o preenchimento do perfil, blogs, wikis, bibliotecas, galeria de mídia, etc.

2. Captação

Para um bom engajamento do público envolvido, a captação talvez seja o momento mais crítico e importante para o sucesso RSC, devendo ocorrer em paralelo à divulgação e com definições vitais para adoção dos membros da rede:

• Definição do Comitê Gestor (gestão estratégica da rede).
• Capacitação dos gestores de comunidades (por meio de workshops de utilização da ferramenta).
• Inserção inicial (carga) de conteúdo nas comunidades e subcomunidades.
• Engajamento do Presidente e Diretores (criação de um blog assinado por um deles, por exemplo), mentoria reversa (corpo a corpo).
• Uso de ferramentas e metodologia de Gamificação. Uma das técnicas mais eficazes para motivação e engajamento aplicadas a redes sociais corporativas. Trata-se de uma estratégia de interação entre pessoas e grupos de pessoas, com base no oferecimento de incentivos que estimulem o engajamento dos membros da rede social corporativa, de maneira lúdica. Veja mais no artigo “Gamificação social na empresa: uma fórmula que dá certo”.

3. Retenção

Como complemento da etapa de acompanhamento da adoção, após a aplicação do plano inicial de divulgação e captação, é muito importante que algumas ações sejam executadas no intuito de manter o seu público interessado, motivado e enxergando valor na plataforma:

• Configuração da notificação (e-mail) diária com o resumo das movimentações das comunidades e da rede.
• Disponibilizar dicas do dia através de um blog.
• Disponibilizar um tutorial da rede.
• Manter a qualidade e a periodicidade em relação ao conteúdo disponibilizado

4. Gestão

Envolvendo todas as etapas anteriores em um nível gerencial e estratégico, a gestão contínua da rede é obrigatória para a manutenção e a evolução da estrutura criada.

A solução tecnológica escolhida para a rede social corporativa deve fornecer um conjunto abrangente de estatísticas de uso, apresentadas na forma de tabelas ou gráficos, que ajudem a medir o seu valor para a organização.

As estatísticas de uso são coletadas em dois níveis:

Estatísticas de uso genéricas: reportam sobre o uso geral da rede, por exemplo, o número total de pessoas que efetuaram login na rede social corporativa na última semana.

Estatísticas de uso específicas das comunidades: reportam sobre o uso geral e específico de uma comunidade ou subcomunidade, por exemplo, o número total de pessoas que efetuaram login em uma comunidade específica na última semana. Para uma maior segurança das informações, as estatísticas de uso das comunidades e subcomunidades serão acessadas apenas pelos seus gestores e os administradores da rede social corporativa.

As estatísticas de uso estão agrupadas em 3 categorias principais:

Pessoas: deve rastrear os membros que colaboram de forma ativa na rede social corporativa.

Participação: deve rastrear o nível de utilização dos elementos sociais da rede social corporativa, como o download de arquivos e atualizações de perfis.

Conteúdo: mede a quantidade de informação armazenada em cada elemento social (ex: quantidade de arquivos, fotos, artigos, vídeos, etc).

Não há dúvida que uma rede social corporativa traz valor para os negócios. Os desafios que existem podem ser superados com o acompanhamento de uma consultoria experiente, para desenvolver uma estratégia e um planejamento adequados para sua rede social corporativa, que oriente tanto as decisões referentes às soluções técnicas e a melhor arquitetura da informação, quanto aos fluxos formais e informais de informação, a estrutura das comunidades de interesse, a governança, a adoção e o engajamento, visando atender as necessidades corporativas, com o melhor retorno sobre o investimento.

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