Já abordamos em vários posts anteriores as mudanças que as redes sociais corporativas e tecnologias relacionadas a ela estão conectando pessoas dentro e fora das organizações, alterando a composição organizacional, a estrutura e a abrangência de controle.
Esse novo ambiente está permitindo que as organizações retenham colaboradores, entendam e atraiam consumidores, clientes e cidadãos em um nível mais pessoal, precisamente quando, onde e como eles querem. Está oferecendo novas maneiras de inspirar a criatividade individual e coletiva de colaboradores e revolucionando como as equipes colaboram, tomam decisões e realizam seu trabalho.
O projeto para a escolha da melhor plataforma que atenda a suas necessidades deve obrigatoriamente contemplar uma etapa que não pode ser negligenciada: o planejamento da rede social corporativa.
É importante que o fornecedor ou a consultoria que estiver lhe auxiliando na escolha da plataforma tecnológica domine também os segredos do planejamento da arquitetura da informação de uma rede social corporativa.
O risco é disponibilizar uma solução moderna, ágil, robusta e segura e não obter o engajamento e o envolvimento dos usuários. E olha que isso não é difícil de acontecer …. O engajamento e a adoção somente serão conseguidos se os usuários perceberem valor na utilização do novo ambiente nas tarefas do seu dia a dia.
Além da intranet tradicional
Uma rede social é um conjunto de dois elementos: atores (pessoas, instituições ou grupos) e suas conexões (interações ou laços sociais). A abordagem de rede tem seu foco na estrutura social, onde não é possível isolar os atores sociais nem suas conexões, permitindo que a comunicação passe a ter a característica da lógica da participação, em que muitas pessoas emitem e recebem de outras muitas pessoas.
A base da rede social corporativa é a comunidade
Os elementos-base de uma rede social são as comunidades ou grupos de indivíduos com interesses comuns. O principal segredo do planejamento da arquitetura da informação é descobrir quais são os fluxos formais e informais de informação dos processos críticos da organização e como motivar e potencializar a contribuição que cada indivíduo envolvido pode oferecer aos processos.
Não caia na tentação de replicar o organograma formal da empresa
É fundamental evitar a forte tendência de replicar o organograma na estrutura da rede social corporativa. A estrutura das comunidades deve ser matricial no que se refere aos processos de negócio, trazendo contribuições de valor, integrando comunidades, grupos, competências e pessoas heterogêneas com visões distintas. Caso contrário, se tornará mais uma atividade e um peso na rotina do dia a dia, disputando lugar com ferramentas transacionais ou mídias tradicionais na troca de informação, o que certamente não é o objetivo.
Etapas para um bom planejamento
Veja abaixo uma boa sequência de etapas para a definição das necessidades de comunicação e da estrutura social da intranet:
- Realização de entrevistas com dirigentes, gestores e colaboradores-chave para levantamento de informações a respeito dos principais processos de negócio e da interação entre os membros de seu ecossistema (etapa fundamental);
- Levantamento de informações a respeito da estratégia corporativa, código de ética e conduta, segurança da informação e cultura da empresa;
- Definição de indicadores e métricas, alinhados com os enunciados estratégicos da organização e os processos de negócio;
- Desenho preliminar da estrutura da rede social, com base nas informações colhidas:
- temas das comunidades;
- tipos de comunidades (pública, moderada ou restrita)
- níveis de moderação, com base nas informações colhidas (baixa, média ou alta moderação);
- Validação do desenho preliminar da estrutura da rede;
- Definição das etapas de implantação, considerando os seguintes cuidados: segurança e confidencialidade da informação, governança da comunidade, número dos membros, origem e maturidade digital dos membros (colaboradores, prestadores de serviço, fornecedores, clientes filiados e outros clientes). O tempo necessário para a evolução para uma nova etapa, com a incorporação de novos membros, variará dependendo do nível de maturidade e governança alcançada pela rede social corporativa.
- Definição da governança da rede (estrutura de gestão e políticas de conduta e segurança);
- Definição do cronograma de implantação das comunidades;
- Definição dos mecanismos de adoção. Um dos mais eficientes é a “gamificação” (gamification);
- Desenho da campanha de comunicação para sensibilização sobre os conceitos e as vantagens de uma intranet social.
Ao criar a estrutura da rede social corporativa, é preciso alinhar as comunidades aos processos de negócio, sob a orientação do plano estratégico da organização, sempre levando em conta que a rede social não visa substituir os processos transacionais, mas sim complementá-los com componentes de comunicação e colaboração.
O papel da liderança
É altamente recomendado que os líderes de todos os níveis da organização, em especial os Diretores e Gerentes, tenham participação ativa nas interações da rede social corporativa, contribuindo com conteúdo, motivando e reconhecendo a participação de suas equipes e colaboradores mais atuantes.
Com essa presença, os membros têm exemplos a serem seguidos e se sentirão motivados a compartilhar e contribuir, acelerando o processo de adoção e aumentando a percepção de valor da rede.
Capacitar e informar funcionários
Por fim, é preciso desenvolver um plano de treinamento e comunicação deve ser desenvolvido e executado para o lançamento e para manutenção da rede social corporativa. Fornecer uma comunicação clara e envolver todos no lançamento é essencial para construir a confiança dos membros e otimizar o processo de adoção da plataforma.
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