4 Passos para Turbinar sua Intranet

4 Passos para Turbinar sua Intranet

O que fazer quando há uma demanda da área de comunicação interna para que a intranet possa ser mais rápida, mais intuitiva, interativa e que possibilite organizar mais facilmente as demandas sem muita dependência da TI?

Neste texto, procuraremos fornecer sugestões baseadas em boas práticas de mercado para atender a esse tipo de demanda e para auxiliar na elaboração de um projeto de modernização da intranet que atenda a todos os públicos de sua empresa.

Passo 1: Levantar informações

Antes de decidir sobre a melhor plataforma, funcionalidades e arquitetura da informação, é necessário ouvir suas demandas e descobrir quais são os principais fluxos de comunicação vinculados aos processos críticos de negócio. Isso é feito por meio de entrevistas com técnicos, gerentes e dirigentes das áreas-chave da empresa.

Não caia na tentação de pular essa etapa de entrevistas e somente se basear em opiniões e na experiência do modelo atual, caso contrário, você terá como resultado final a mesma intranet com uma embalagem diferente. As entrevistas servem também para envolver os interessados e mostrar que eles estão sendo ouvidos e participam do projeto.

Isso é importante para obter um bom nível de engajamento, o que tornará a intranet um ambiente vivo e atualizado, de forma sustentável. Além disso, leve em consideração o aspecto político. Envolver e engajar os usuários nas decisões sobre o projeto pode ajudar muito na aprovação da estratégia e do orçamento nos níveis superiores da empresa.

Passo 2: Definir os propósitos da intranet

Depois de conhecer e mapear as necessidades de comunicação e integração, com base nas entrevistas realizadas, é preciso definir qual o posicionamento estratégico da intranet.

Algumas perguntas que devem ser respondidas:

  • Quais os tipos de conteúdo que a intranet deve ter?  
  • Qual o nível de colaboração desejado?
  • Em quais processos corporativos a intranet tem participação?
  • Quais as integrações necessárias com os sistemas legados?
  • Quais funcionalidades de comunicação necessárias? (chat, mensageria, videoconferência, TV corporativa, etc.).
  • Quais os requisitos de hardware e software?
  • Qual o nível de segurança necessário?
  • Qual a necessidade de acesso por dispositivos móveis?
  • É possível hospedar na nuvem?

Passo 3: Escolher a plataforma tecnológica mais adequada para modernizar a intranet

Além de oferecer uma base para acesso a informação institucional e acesso a sistemas corporativos, as plataformas mais atuais diferenciam-se pelas funcionalidades sociais, que promovem o engajamento e estimulam as interações entre as pessoas, tais como a formação e a administração de grupos de interesse (comunidades), perfis detalhados de usuários, chat, blogs e micro-blogs, wikis, fóruns e bibliotecas de arquivos.

As pessoas já estão acostumadas a usar aplicativos similares nas mídias sociais (Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.) e o uso corporativo dessas ferramentas é similar e bastante intuitivo, com a diferença de ser voltado a maximizar os resultados do negócio.

É importante também que a solução disponibilize ferramentas que permitam a publicação de conteúdo diretamente pelas áreas de negócio, com interfaces amigáveis de edição, publicação e gerenciamento de conteúdo, sem centralização e sem gerar dependência da TI.

Com o crescente uso de celulares e tablets, em todas as empresas há uma demanda cada vez maior para o acesso móvel a sistemas corporativos. A intranet deve ser o ponto focal, que facilita e integra esse acesso. Portanto, é desejável que a solução seja compatível com dispositivos móveis e ofereça uma base flexível e rica em segurança, para uma estratégia abrangente de Bring Your Own Device (BYOD).

A plataforma deve permitir uma solução de arquitetura com fácil integração com sistemas legados, por meio de EAIs (Enterprise Application Integration) e APIs (Application Program Interface).

Por fim, são desejáveis funcionalidades analíticas que permitam registrar e avaliar métricas e indicadores por usuário, por comunidade e da rede como um todo, visando aperfeiçoar o serviço e manter a governança do sistema de comunicação.

Passo 4: Estabelecer a governança

Em um modelo em que a intranet assume características interativas, a produção de conteúdo deixa de ser responsabilidade única da área de comunicação interna e permite que os dirigentes, colaboradores de todos os níveis, parceiros e fornecedores colaborem com a produção de novos conteúdos e com o aperfeiçoamento dos conteúdos existentes.

A área de comunicação social sempre continuará à frente da comunicação institucional e com o papel de orientadora e supervisora do conteúdo geral.

Ao desenhar os fluxos de comunicação, evite replicar o organograma, esqueça a hierarquia. Pense em quem necessita da informação e como facilitar encontrar onde ou com quem a informação pode ser obtida.

Toda a liberdade pressupõe responsabilidade. É recomendável desenvolver e adotar um código de conduta para uso da rede, baseado na política corporativa de segurança da informação, com adesão de todos os que forem utilizar a intranet.

Um “comitê de governança da intranet”, formado por líderes e colaboradores é uma boa inciativa para aperfeiçoar a estratégia e avaliar os indicadores e métricas individuais e coletivas da rede.

Conclusão

A abertura organizacional oferece um grande potencial de crescimento: funcionários mais capacitados, fluxo livre de ideias, maior criatividade e inovação, clientes mais satisfeitos, melhores resultados. Entretanto, a abertura também vem com mais desafios.

À medida que os controles rigorosos são flexibilizados, as organizações precisam de um forte senso de propósito e de convicções compartilhadas para orientação na tomada de decisões. As equipes precisarão de processos e ferramentas que inspiram colaboração em uma escala em massa.

Nesse sentido, as empresas devem ajudar os funcionários a desenvolverem atributos para serem bem-sucedidos neste tipo de ambiente.

É difícil imaginar um aspecto de uma organização que não tenha sido tocado de alguma maneira pela tecnologia. Essa influência impacta de forma esmagadora as formas de como as pessoas se relacionam com a organização e umas com as outras. A visão de que a tecnologia é principalmente um impulsionador de eficiência está desatualizada.

A tecnologia deve ser vista como um ativador de colaboração e de relacionamentos – as conexões essenciais que abastecem a criatividade e a inovação.

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