A sua intranet precisa mais do que uma operação cosmética, um botox ou um novo visual? Infelizmente, não existe uma solução de intranet saída da caixa, que atenda a todas as empresas. Cada uma é única porque as necessidades de sua organização são únicas. Você tem prioridades, objetivos, estruturas, processos e tecnologias únicos.
Uma intranet é um ecossistema que lida com pessoas, tecnologia e processos (tudo bem, você já ouviu isso na faculdade…). Como em todo ambiente, as pessoas são a parte mais importante e que precisa de mais atenção e energia, pois as pessoas podem facilmente consolidar ou demolir a tecnologia e os processos. Antes de embarcar no novo projeto, considere as pessoas em primeiro lugar e obtenha o apoio dos executivos da empresa.
As intranets tradicionais necessitam de uma estrutura e uma estratégia que tenha abrangência corporativa e integre uma ampla variedade de funções. As funcionalidades sociais que se tornaram uma tendência importante para as intranets, com a sua maior capacidade de influenciar a cultura da empresa e ter impacto na produtividade, trazem novos desafios além dos tradicionais e requerem habilidades que estão pulverizadas nas várias áreas da organização.
Com essa complexidade, como integrar as equipes envolvidas para obter os melhores resultados com a intranet?
Na maioria dos casos cabe à TI, que recebe, analisa e materializa as demandas tecnológicas corporativas, se preocupar com a experiência de interação entre a organização e os colaboradores e ser capaz de “fazer a ponte” entre as áreas de RH, TI, comunicações e outras áreas de negócio, facilitando o desenvolvimento de um local apropriado para a comunicação e colaboração, com uma arquitetura tecnológica e de informação que atenda a essas necessidades e desejos, com a melhor relação custo x benefício, segurança adequada, melhor disponibilidade e com a menor dependência possível da área de TI.
A governança é importante
Governança significa estabelecer regras e papéis. Para facilitar a integração entre pessoas, áreas e processos é recomendável estabelecer, desde a fase de planejamento do projeto de modernização da intranet, um comitê gestor da intranet, composto por representantes das principais áreas interessadas: TI, comunicação interna, RH, vendas, marketing e outras, nomeados formalmente pela alta administração.
No tocante às regras, o comitê deve avaliar e atualizar para o ambiente da intranet as políticas de segurança da informação, código de ética e conduta e outras normas corporativas pertinentes, considerando que uma maior liberdade deve ser acompanhada de uma maior responsabilidade.
Também deve definir a arquitetura da rede, a arquitetura da informação e as equipes responsáveis para cada atividade. Essas definições variam em cada empresa e devem respeitar sua estrutura formal e sua cultura corporativa.
Quando a nova plataforma estiver em produção, será responsabilidade do comitê definir a estratégia para a rede; definir, acompanhar e avaliar os indicadores gerais da intranet e as métricas de cada funcionalidade, para a correção e aperfeiçoamento de estratégias e ações.
A equipe de intranet
Muitas pessoas pensam que a equipe da intranet deve ter simplesmente competências e habilidades em desenvolvimento web. Elas veem esse trabalho apenas pelo lado técnico de infraestrutura e desenvolvimento ou, talvez, com o perfil de um time de comunicação interna. Em adição, as atividades da intranet são frequentemente consideradas como um conjunto de tarefas que pode ser coordenadas e desenvolvidas em tempo parcial por profissionais com outras responsabilidades na empresa. Não caia nesse erro.
Sua organização é única. Podem existir tópicos abordados neste texto que já estão definidos, como o modelo de governança ou estrutura tecnológica. Independentemente da sua situação, é importante dedicar atenção para balancear as necessidades dos usuários, os processos de negócio e as funcionalidades tecnológicas necessárias. Isso vai assegurar o sucesso de uma intranet eficiente e com bom engajamento dos usuários.
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