Dificuldades ao escolher soluções para a intranet da sua empresa? Saiba como priorizar recursos e funções

Na implantação de um projeto para transformar sua intranet, podemos separar os problemas a serem enfrentados em duas grandes categorias: gestão e técnica.

Apesar de ser uma área técnica, a Tecnologia da Informação não pode desprezar ou minimizar o fator gestão no planejamento, na condução e na implementação desse projeto, lembrando sempre que um argumento técnico sempre perde quando confrontado com um argumento político. Não recomendo tentar provar o contrário.

Um fator a se considerar é o da abordagem estratégica do projeto. Uma abordagem tímida do problema resultará em uma solução com resultados limitados. O Gartner (2015) desenvolveu uma tabela, comparando três abordagens para implantação de um projeto de modernização de uma intranet:

Fonte: Gartner (2015)

Dificuldades em articular o valor para o negócio

É inegável que os líderes de TI têm um papel fundamental nas decisões de aquisição de novas tecnologias, mas eles devem trabalhar em conjunto com seus colegas de empresa para avaliar a relevância e os benefícios de softwares sociais e qualquer outra solução adicional, para atender as conformidades e outras necessidades de governança. Devem também garantir o comprometimento das áreas de negócio com as mudanças necessárias das práticas organizacionais, para atender os aspectos culturais da adoção de uma plataforma com características mais sociais.

Dificuldades em justificar o investimento

Um erro básico é tratar a implantação como um projeto exclusivamente de TI. Devemos trabalhar com as outras áreas para identificar as métricas apropriadas de negócio que serão impactadas com os investimentos. Isso deve ser feito não apenas quando forem considerados investimentos adicionais, mas também de forma rotineira, para monitorar e ajustar as iniciativas em andamento.

Resistências em adotar funcionalidades sociais no contexto do trabalho

As decisões sobre as tecnologias para portais, incluindo intranets, internets e extranets estão se tornando cada vez mais difíceis de fazer de forma independente da comunicação corporativa, dos sistemas de gerenciamento da informação e das aplicações de negócios.

Ao resolver incorporar funcionalidades de colaboração, procure uma plataforma que integre a intranet, os portais, os sistemas de gerenciamento de conteúdo, mensageria móvel, comunicação unificada, rede social corporativa e aplicações na nuvem.

Assim como a interação social precisa permear as atividades existentes de negócio para ser efetiva, a tecnologia para apoiar essas interações também precisa se relacionar com outras tecnologias e sistemas. Dependendo das exigências, tomar a decisão correta requer certeza sobre as funcionalidades da solução, incluindo os pontos de integração e os fluxos de informação entre os sistemas e como a solução pode apoiar o negócio. Uma vez que esteja clara a opção, deve ser conduzida uma análise cuidadosa para avaliar as etapas e os investimentos necessários.

Fragmentação do ambiente de colaboração na intranet

Algumas organizações começam a observar uma fragmentação nos seus ambientes de colaboração, como resultado de ter vários produtos com funcionalidades semelhantes. Isso é causado pela existência na empresa de várias aplicações que foram adquiridas e que incluem no “pacote” algumas funcionalidades colaborativas. Essa redundância cria vários problemas e custos, além de dificultar as interações entre as diversas áreas.

Os líderes de TI precisam adotar uma visão de software colaborativo, que unifique essas múltiplas aplicações e permita que a comunicação e a colaboração corporativa sejam mais efetivas. Desenvolvimentos desnecessários devem ser evitados. Existem no mercado várias plataformas com um grande conjunto de opções integradas de funcionalidades.

Pouco foco na usabilidade e na experiência do usuário

Muitas empresas não prestam a devida atenção à usabilidade e à experiência do usuário final quando escolhem uma solução de intranet.  O sucesso dessas soluções depende do engajamento das pessoas no processo.

Restrições ao acesso por dispositivos móveis, acesso limitado de fora do firewall, integrações pobres com o sistema de e-mail, dificuldades de interação com usuários externos, tempos de resposta lentos, interface de usuário não intuitiva e design sem inspiração são algumas razões para a decepção do usuário e por consequência, o fracasso.

É preciso entender que a usabilidade e a experiência do usuário não podem ser avaliadas pelo que está na RFP (Request for Proposal). Quando restarem na sua avaliação duas ou três opções de soluções, teste e avalie a experiência do usuário em cada um. Muitos fornecedores oferecem ambientes de teste (normalmente baseados na nuvem) que permite rapidamente testar um conjunto abrangente de cenários típicos, com resultados específicos obtidos por uma variedade de usuários.

Pontos que devem ser levados em consideração: (1) a habilidade de alcançar o que é desejado sem a necessidade de treinamento ou manual; (2) feedback do sistema e capacidade de resposta; (3) quanto esforço é necessário para completar tarefas específicas; e (4) comparação das funcionalidades do novo sistema com os vários sistemas que os usuários já utilizam, quer seja na corporação ou em sua vida privada.

É altamente recomendável contar com o auxílio de uma consultoria com o conhecimento adequado e a experiência necessária para orientar todas as etapas do projeto: planejamento; levantamento das necessidades; definição da arquitetura da informação e dos sistemas; escolha das soluções; formulação das políticas de comunicação, engajamento, governança e segurança; integração de sistemas; testes; e o acompanhamento do sistema em produção.

Para saber mais a respeito de soluções para sua intranet, leia os outros textos do nosso blog e não se esqueça de deixar suas dúvidas e opiniões.