Se você está considerando uma solução para sua intranet é importante analisar cuidadosamente o que será melhor para sua empresa. Fica sempre a dúvida: uma intranet baseada na nuvem ou uma plataforma corporativa própria?
Entender os detalhes das vantagens e desvantagens de cada uma permitirá construir uma base de conhecimento necessária para tomar uma decisão sobre a melhor opção para sua empresa. Também tornará sua decisão mais fácil.
Custos de uma solução na nuvem
Uma forma de melhorar os resultados corporativos é usar efetivamente a tecnologia. A justificativa para isso é a redução de custos e o melhor uso do tempo proporcionado. Uma solução de intranet baseada na nuvem é normalmente menos onerosa para ser implantada, principalmente em curto prazo, comparada com uma implantação na rede corporativa interna.
Um forte argumento em favor da nuvem é o financeiro. Você paga pelo que usa. Uma solução baseada na nuvem não necessita de um investimento inicial significativo. Normalmente é paga por número de usuários e/ou transações por mês (OPEX), sem a necessidade do investimento em servidores, software, infraestrutura de rede (CAPEX) e pessoal qualificado.
Não é preciso investir em hardware, nem será necessário dedicar parte de sua equipe para setup, manutenção e suporte. Normalmente, uma plataforma na nuvem pode ser operada por colaboradores das áreas de negócios de sua organização. Por outro lado, você terá que continuar pagando pela sua intranet na nuvem todos os meses, para poder manter o acesso em um arranjo típico de SaaS.
Recomendo que a escolha leve em consideração além do resultado econômico, outros impactos na empresa, tais como: o fluxo de caixa, custo operacional, custo de oportunidade, custo financeiro, vínculos contratuais e economia fiscal e, acima de tudo, considerar o ciclo de vida do projeto.
Mobilidade
Considerando que todos os colaboradores, fornecedores e parceiros necessitam acessar a intranet ou a extranet de forma remota, é importante considerar a questão da mobilidade. Seja para acessar documentos importantes, colaborar com colegas no escritório ou simplesmente acessar sua caixa de mensagens, uma solução na nuvem permite um nível maior de conveniência para quem não está sentado na sua cadeira no escritório. Os colaboradores podem facilmente se “logar” em qualquer lugar, acessando a informação que precisam como se estivessem nas instalações da empresa.
Facilidade e rapidez na implementação
Sabemos que, normalmente, os projetos solicitados para a TI são “para ontem”. Quando você escolhe uma solução na nuvem, pode ter as coisas ajustadas e funcionando rapidamente. Você poderá trabalhar a partir de um “template” existente e facilmente adicionar aplicações necessárias para atender às necessidades da sua empresa. Não será preciso formar um time interno para a implantação e a operação. Apenas algumas pessoas com acesso administrativo podem manter tudo funcionando, dedicando pouco tempo para isso.
Uma solução na nuvem também facilita expandir sua intranet conforme o negócio demandar. Não será necessário esperar pela aprovação de orçamento para comprar novos servidores. A expansão pode ser feita facilmente para atender as suas necessidades, tão rapidamente quanto a implantação.
Por outro lado, quando a intranet ou a extranet são hospedadas em casa, você tem total controle sobre elas. Você decide quando o sistema deve ir para o ar. Quando precisar de upgrades, você pode decidir como e quando acontecerão, e até mesmo colocar o novo sistema em ambiente de homologação por um tempo, antes de disponibilizá-lo para todos. Isso ajudará a eliminar os problemas potenciais antes de se tornarem uma dor de cabeça.
Serviço e problemas
A maioria das intranets na nuvem é efetivada com um contrato de serviços. Dessa forma, você pode facilmente contatar o fornecedor de serviços para a solução de problemas que vierem a acontecer. Eles conhecem bem o sistema. O ponto negativo? Você não terá um time interno para lhe informar imediatamente o que está acontecendo quando sistema não estiver funcionando como deveria e terá que acionar o suporte por telefone ao invés de ter alguém próprio para analisar e resolver o problema.
Uma intranet in-house pertence à sua empresa e a reponsabilidade de mantê-la no ar é sua. Você deverá ter uma equipe interna que será acionada para cada problema que ocorrer. Essa alternativa permite um acesso mais rápido, porém mais caro.
Conclusão
A decisão sobre qual o melhor modelo de intranet para sua empresa é crítica para o negócio. Considerando isso, é extremamente recomendável que você levante informações com seus pares e sua equipe sobre as várias alternativas e que encontre um fornecedor que ofereça consultoria em todas as fases do projeto: avaliação, planejamento, elaboração do projeto, instalação, desenvolvimento e setup, treinamento e testes, produção e acompanhamento.
Para saber mais a respeito de soluções para sua intranet, leia os outros textos do nosso blog e não se esqueça de deixar suas dúvidas e opiniões.
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