Há algum tempo, quando o conceito de intranet surgiu no mundo dos negócios, muitas organizações correram para serem as primeiras na sua indústria a fazer a transição para o que era chamado do “futuro dos negócios”.
Mesmo sendo simples e com poucas funcionalidades, as primeiras intranets também serviam a um propósito importante: ofereciam um local centralizado para se conseguir informação sobre a empresa. Entretanto, ao longo do tempo, o conceito de importância das funcionalidades de uma intranet robusta mudou dramaticamente.
Atualmente, a intranet passa por mudanças constantes e sua importância é muito mais vital na condução das atividades diárias. As intranets do passado eram bastante limitadas e o fato triste é que esse modelo ainda é usado por muitas empresas ao redor do mundo.
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“Muitas pessoas que continuam a usar plataformas desatualizadas de
intranet não percebem o que estão perdendo ou não reconhecem o que
está prejudicando o seu fluxo de trabalho.”
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Alguns colaboradores reconhecem os problemas existentes, que podem ter um impacto muito negativo na motivação e no engajamento de todos.
Entender por que os profissionais modernos não querem usar uma intranet ultrapassada é o primeiro passo para uma mudança que trará muitos benefícios. Abaixo estão algumas razões para fazer essa transição:
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Informações inúteis ou desatualizadas
Todo colaborador com acesso à intranet precisa encontrar o que deseja, no momento em que precisa. Procurar e encontrar o conteúdo desejado deve levar segundos e não horas. Para a empresa, isso significa muitas horas desperdiçadas a cada mês.
A interface do usuário (UI) da sua intranet é uma das funcionalidades mais importantes a levar em consideração, quando escolher para qual plataforma migrar. Intranets antigas têm navegação bastante difícil e não são intuitivas.
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Falta de divulgação da marca
A intranet deve sempre ser vista como uma expansão virtual da cultura da organização. A promoção da marca (branding) na intranet tem uma enorme importância, da mesma forma que o espaço físico dos escritórios deve refletir a imagem da empresa.
Isso é importante não apenas quando os clientes e consumidores visitam, mas tem um grande impacto positivo no engajamento dos colaboradores, parceiros e fornecedores. Incorporar sua marca em uma plataforma desatualizada pode ser muito difícil, considerando as poucas opções disponíveis. Uma nova solução de intranet pode e deve trazer a sua marca para a frente do palco.
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Ferramentas de comunicação frustrantes ou inexistentes
Um dos grandes benefícios de adotar uma intranet social que incorpora um design moderno é poder oferecer ferramentas robustas de comunicação e colaboração. Ferramentas de mensageria inteligente, individual ou entre grupos, blogs, fóruns, wikis, chats, etc. são formas muito efetivas de comunicação corporativa.
É bem provável que você ainda esteja usando o e-mail tradicional para se comunicar com os colegas. Quantas vezes os e-mails são ignorados? Como ter certeza que o documento anexo é a versão mais atualizada? Como não se enganar na hora de definir os endereçados e os copiados de uma mensagem? Em organizações que dependem de comunicação intensa entre as equipes esses pontos podem ser críticos para a competitividade.
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Gerenciamento de conteúdo ineficiente
Gerenciar documentos de forma competente é uma necessidade. Intranets antigas funcionam como veículos de entrega de documentos, mas é preciso incorporar funcionalidades para compartilhamento de conteúdo em comunidades, de forma organizada, classificada e dentro das políticas e normas da organização, permitindo a colaboração e promovendo a inovação.
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Dificuldade na publicação e compartilhamento de conteúdo
O marketing de conteúdo está no foco hoje em dia. Empresas de pequeno, médio e grande porte estão cada vez mais sendo percebidas como experts em seus respectivos campos de atuação. A criação e o compartilhamento de conteúdo devem ser facilitados ao máximo, para extrair o melhor da sua equipe.
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Impossibilidade de segmentar o público interno em comunidades
Quando se tem diferentes times e departamentos trabalhando em um projeto corporativo, as chances de haver confusão, falta de alinhamento e, consequentemente, atrasos são grandes. A segmentação de uma intranet em comunidades permite que espaços específicos sejam criados para grupos de colaboradores com interesses e objetivos comuns, com indiscutíveis ganhos de produtividade.
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Sem lugar para diversão na intranet
Qualquer pessoa bem sucedida nos negócios pode testemunhar que os colaboradores são sempre mais produtivos quando existe elementos de diversão envolvidos. É preciso quebrar a monotonia da rotina diária e favorecer a leveza nas relações e nas tarefas.
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Atualizações consistentes
O conceito de intranet social está cada vez mais disseminado. Dessa forma, as modernas plataformas devem incorporar atualizações consistentes que precisam de pouco ou nenhum trabalho por parte dos usuários. Isso permite acompanhar as rápidas e constantes mudanças que acontecem na indústria e que obriga a todas as empresas a se adaptar, para se manterem competitivas.
Se você estiver pronto para implementar uma solução de intranet que ajudará a melhorar a produtividade e a comunicação de sua empresa, entre em contato conosco.
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