O que deve conter uma RFP em um projeto de intranet?

Uma RFP (Request for Proposal) bem escrita leva a boas propostas apresentadas. Boas propostas levam a melhores relações de trabalho, que levam a melhores projetos e resultados. Então, o que deve ser incluído em uma boa RFP? Que detalhes os fornecedores devem saber para concorrerem de forma competitiva? Que perguntas devem ser feitas para esclarecer sua adequação e suas capacidades?

Erros que podem custar muitos recursos financeiros e operacionais devem ser evitados no seu plano. Um engano básico é pensar que a intranet é um sistema de curto prazo de implantação. Trata-se na verdade de algo que demandará o investimento de centenas de horas de toda a organização e o valor inicial investido em software é apenas uma pequena parte em toda a escala das coisas.

Antes de seguirmos para falar da RFP, vamos considerar que as seguintes informações já estão minimamente levantadas ou definidas:

• As necessidades das áreas de negócio
• Os objetivos da intranet
• Desenvolver internamente ou adquirir uma plataforma?
• Estrutura da intranet
• Hospedagem externa (cloud) ou in-house?
• Equipe para o projeto de intranet
• O que esperar de um fornecedor de intranet
• Funcionalidades desejadas da intranet
• Integração com outros sistemas corporativos

Os elementos de uma RFP

Para ajudar a escrever a sua RFP, veja abaixo os principais pontos, que são simples e visam facilitar a decisão de escolha do melhor fornecedor para o seu projeto.

1. Visão geral do projeto – apresente a sua organização e o propósito da RFP. Esclareça não apenas o que você deseja que o fornecedor execute, mas também qual é a principal “dor” da sua organização. Ao invés de descrever uma solução, tente apresentar o problema da melhor forma possível. Existe um grande número de soluções disponíveis que poderão atender as suas necessidades de uma forma ainda melhor do que você pensou. Focar no trabalho a ser realizado vai encorajar o proponente a pensar em soluções mais criativas.

2. O histórico da sua empresa – apresente sua organização. O que ela faz e o que você faz. Descreva os seus valores. É bem provável que o fornecedor nunca ouviu falar da sua empresa e pode não ser capaz de extrair as informações necessárias somente acessando o seu website.

3. Objetivos do projeto e audiência-alvo – explique o que você deseja alcançar e quais resultados são esperados. O que tornará a intranet um sucesso perante os olhos da organização? Quais são as métricas quantitativas importantes? Pense em termos do que se deseja que os usuários façam, não apenas do que se deseja que eles vejam.

4. Sitemap – o sitemap ajudará a determinar a arquitetura da informação (estrutura e fluxo), qual conteúdo será necessário desenvolver e o quê da intranet existente será migrado. Muita coisa está desatualizada ou é irrelevante. É preciso definir o que será importado para o novo sistema de gerenciamento de conteúdo e esclarecer o que o seu time desenvolverá e o que se espera que o fornecedor execute. Isso facilitará a compreensão do fornecedor sobre o tamanho e o escopo do projeto. 

5. Escopo do trabalho e entregáveis – descreva todos os serviços esperados e quais as entregas devem ser feitas nos prazos definidos. 

6. Prazos – talvez você não possa ainda estimar quanto tempo levará cada etapa, mas certamente tem um prazo final para tudo isso acontecer. Defina os prazos intermediários a partir da data final. Dessa forma, os fornecedores saberão se será possível cumpri-los ou não e argumentar os seus pontos de vista durante a fase de seleção. 

7. Requisitos técnicos – Esse é um assunto bastante amplo, mas o seu objetivo aqui é descrever quais são os requisitos e funcionalidades da solução desejada, como infraestrutura necessária, performance, segurança, funcionalidades sociais, gerenciamento de conteúdo, acesso por dispositivos móveis, integração com sistemas legados, funcionalidades analíticas, linguagem de programação, etc. 

8. Pessoas de contato – normalmente, quem escreve a RFP é quem liderará o projeto. Se não for ou existirem outros membros envolvidos da equipe, especifique quem são. Pelo lado do fornecedor, solicite a indicação específica de uma ou mais pessoas para centralizar os contatos técnicos e comerciais. 

9. Proposta comercial, dividida em produtos e serviços – você não quer perder tempo nem desperdiçar tempo dos fornecedores, apresentando uma proposta muito fora do que você dispõe de orçamento. Apresente o valor máximo esperado a ser pago pelos produtos e serviços descritos. Também defina as condições de pagamento propostas, para que os fornecedores apresentem valores e condições com base em critérios comuns a todos. 

10. Suporte, treinamento e desenvolvimento adicional – na parte dos serviços oferecidos, defina o que se deseja no tocante ao suporte para implantação, desenvolvimento e pós-implantação, treinamento aos vários tipos de usuários envolvidos e desenvolvimento adicional. Solicite claramente na proposta os custos específicos de cada uma dessas atividades. 

11. Política de updates e upgrades – solicite informações sobre a política do fornecedor no tocante aos updates e upgrades das versões de software a serem adquiridas. Procure esclarecer quais são as facilidades e dificuldades técnicas e operacionais de migração entre as versões, principalmente no caso de implementações on-premises. 

12. Critérios para seleção – você receberá propostas diferentes e cada fornecedor apresentará diferentes pontos fortes, reputações e funcionalidades. Algumas competirão com baixo preço, outros com qualidade e outros com funcionalidades adicionais ao que foi solicitado. Defina o que você deseja: uma opção mais barata? Uma entrega mais rápida? Uma melhor qualidade? A equipe poderá trabalhar remotamente ou todas as atividades serão em seus escritórios? Será possível ao fornecedor subcontratar serviços ou apenas trabalhar com funcionários próprios? Serão exigidas quais certificações do fornecedor e de sua equipe? Todas essas questões são importantes, mas você deverá equilibrar e priorizar esses fatores com as limitações do seu orçamento. 

13. Formato e prazo de apresentação das propostas – a proposta deve ser encaminhada em um formato específico, como MS-Word, PDF, Excel? Deverá conter tabelas? Você precisará de um arquivo digital ou uma via assinada? Solicitará cartas de recomendação de outros clientes dos fornecedores? Solicitará cópia dos certificados técnicos da empresa e da equipe? Defina os prazos para recepção das propostas, para a escolha dos finalistas, informe as datas das entrevistas pessoais e da definição final do fornecedor.

 Obviamente essa lista de itens não tem a pretensão de ser definitiva, mas esses são os elementos essenciais a serem incluídos.

Conclusão

Não há dúvidas de que um projeto de modernização da intranet é crítico. Existe pouca margem para erro. Deve ser um processo no qual as áreas de tecnologia da informação, comunicação interna e recursos humanos têm a missão de aprimorar a estratégia corporativa de gestão da informação, tendo como objetivo solucionar desafios reais de negócio.

Estamos à disposição para lhe ajudar em todas as etapas de seu projeto: planejamento; levantamento das necessidades; definição da arquitetura da informação e dos sistemas; escolha das soluções; formulação das políticas de comunicação, engajamento, governança e segurança; integração de sistemas; testes; e o acompanhamento do sistema em produção.

Continue seguindo o nosso blog para ficar atualizado sobre as novidades em e não se esqueça de deixar suas dúvidas e opiniões.